Perbedaan Kuantitas Barang saat Transfer Stok
Dalam praktiknya, proses pengiriman produk seperti transfer antar lokasi tidak selalu berjalan sempurna. Selalu ada resiko kehilangan bahkan kerusakan barang saat menempuh perjalanan.
Karena itu, jumlah barang yang dikirim bisa jadi tidak sama saat diterima. Akan terdapat selisih antara, jumlah produk yang diterima dengan manifest atau saat awal dikirim.
Walaupun begitu Anda masih harus mendata penerimaan tersebut secara penuh. Hal ini karena, jika barang yang diterima terdapat selisih maka, sisa barang yang tidak diterima akan tetap berstatus transit.
Contoh:
Kamu mengirim kemeja kotak-kotak dari gudang Bandung ke Jakarta. Dalam manifest atau surat jalan yang dibawa kamu mengirim 100 pcs barang.
Akan tetapi ketika diterima, barang yang ada hanya 95 pcs saja. Sisanya mengalami kerusakan sehingga tidak layak jual lagi.
Lalu saat akan mendata penerimaannya di Jubelio kamu hanya memasukkan sejumlah barang yang layak jual saja, alias 95 pcs.
5 pcs lagi tidak didata karena, dianggap hilang di jalan. Pada akhirnya sisa lima barang ini akan tetap berada di gudang transit.
Untuk mencegah produk yang nyangkut di gudang transit kamu harus menerima seluruh produk sesuai dengan jumlah saat dikirim.
Penyebabnya
Lalu untuk mengubah pencatatannya sesuai kondisi riil di gudang, kamu bisa memilih untuk melakukan penyesuaian pesediaan atau pun melakukan transfer stok kembali. Kedua hal tersebut bergantung pada penyebab selisih barang.
Mari kita simak tiga penyebab barang menjadi selisih saat proses transfer stok.
- Kesalahan Pencatatan
Typo atau salah ketik ketika transfer keluar barang dari gudang asal jadi resiko yang gak boleh dianggap remeh. Kesalahan input satu angka saja bisa membuat Anda memeriksa kembali seluruh catatan persediaan. Selain itu waktu yang dibutuhkan untuk memproses barang akan lebih panjang karena pemeriksaan yang dilakukan. - Barang Hilang di Jalan
Resiko kehilangan barang di perjalanan juga tetap ada walaupun mungkin tidak besar. Nah hal ini juga bisa menjadi penyebab kuantitas barang berkurang ketika sampai di tujuan. Untuk itu, kamu perlu memastikan, keamanan kendaraan selama di perjalanan. - Barang Rusak
Perjalanan yang panjang juga membuat resiko barang rusak semakin besar. Hal ini akan diperparah jika kondisi jalan, hingga jarak yang ditempuh jauh. Terlebih jika barang yang kamu kirim adalah barang pecah belah.
Dari tiga penyebab di atas kamu bisa menentukan pendekatan apa yang ingin dilakukan untuk mencatatkan kekurangan barang tersebut. Tapi ingat, ketika barang tersebut sampai Anda harus selalu menerimanya dengan kuantitas penuh. Jika dikirim sebanyak 100 pcs harus diterima 100 pcs juga, walaupun secara riil tidak sesuai.
Solusi Pencatatan yang Bisa Digunakan
Yuk simak cara melakukan pencatatan barang yang hilang.
1. Penyesuaian Persediaan
Jika barang yang data disebabkan oleh nomor dua dan tiga, Anda direkomendasikan melakukan penyesuaian persediaan sesuai dengan selisih barang yang hilang. Selain itu, penyesuaian ini dilakukan di lokasi penyimpanan awal dan tujuan.
Misalnya, Kamu mengirim barang sebanyak 50 pcs dari Gudang Bandung ke Jakarta. Ketika sampai, yang layak jual alias tidak rusak hanya 45 pcs, sisanya mengalami sobek. Untuk itu kamu harus mencatat penerimaanya tetap 50 pcs di Jubelio, lalu lakukan penyesuaian persediaan di gudang Jakarta. Kemudian, dalam adjustment tersebut barang dikurangi lima buah sesuai dengan jumlah yang rusak.
Solusi ini berlaku pada penyebab nomor 2 dan 3.
Langkah penambahan atau pengurangan persediaan dapat dilihat dengan cara klik disini.
2. Transfer Stok Tambahan atau Transfer Stok Kembali Secara Virtual
Jika terdapat selisih antara data di Jubelio dan barang yang diterima secara riil, maka kamu bisa melakukan pengiriman tambahan atau kembali secara virtual untuk melengkapi cataatan yang ada. Dengan hal ini pencatatan antara kondisi riil dan virtual bisa kembali seimbang. Solusi ini sesuai untuk permasalahan nomor satu, karena jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan manifes, kamu bisa mengkoreksi pencatatannya dengna pengiriman kembali.
Misalnya, secara riil kamu mengirim 55 pcs barang dari Bandung ke Jakarta, tetapi di Jubelio hanya tercatat 50 pcs barang. Untuk mengkoreksi pencatatannya kamu bisa membuat pengiriman virtual tambahan dari Bandung (asal) ke Jakarta (tujuan). Sejumlah selisih barang yang ada.
Langkah transfer stok tambahan atau kembali dapat dilihat dengan cara klik disini.
Begitu pun sebaliknya, jika kamu bermaksud mengirim 40 pcs barang dari Bandung ke Jakarta, tapi dalam Jubelio tercatat 45 pcs. Jalan keluarnya adalah mengirim secara virtual kembali dari Jakarta (tujuan) ke Bandung (asal) sejumlah selisih barangnya.
Sementara solusi tersebut bisa digunakan untuk menghadapi isu transfer stok yang tidak sama jumlah saat dikirim dan diterima. Untuk menyelesaikan masalah tersebut kamu harus selalu ingat untuk menerima barang secara keseluruhan terlebih dahulu. Kemudian baru disesuaikan sesuai penyebab dan kondisi di lapangan.
